Kinh nghiệm mở quán cafe từ a-z cho người mới kinh doanh

Trong bối cảnh thị trường đồ uống ngày càng sôi động, khởi nghiệp với mô hình quán cafe đang trở thành lựa chọn hấp dẫn của nhiều bạn trẻ. Tuy nhiên, không ít người vẫn còn loay hoay chưa biết bắt đầu từ đâu, thiếu định hướng cụ thể để vận hành hiệu quả. Hiểu được điều đó, Doanh Đặng xin chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm mở quán cafe thiết thực – từ khâu chuẩn bị ý tưởng, chọn mặt bằng cho đến thiết kế không gian và vận hành. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ là hành trang hữu ích giúp bạn tự tin hơn trên hành trình biến đam mê thành hiện thực

1. Nghiên cứu thị trường khi mở quán cafe

Trước khi bắt tay vào việc mở quán cafe, nghiên cứu thị trường là bước đầu tiên vô cùng quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Để có thể khởi nghiệp thành công, bạn cần dành thời gian tìm hiểu và phân tích lý do vì sao những người đi trước lại đạt được thành công trong lĩnh vực này. Hãy học hỏi từ những bài học thành công, đồng thời rút kinh nghiệm từ những thất bại của họ để xây dựng chiến lược phù hợp cho mình.

Dưới đây là một số bước bạn có thể áp dụng để nghiên cứu thị trường và chuẩn bị cho việc mở quán cafe: 

• Xác định mục tiêu và đối tượng khách hàng: Trước tiên, bạn cần hiểu rõ nhóm khách hàng mà mình muốn hướng đến. Điều này bao gồm việc tìm hiểu về nhu cầu, sở thích, độ tuổi, thói quen của họ, cũng như thời gian họ thường xuyên ghé thăm quán cafe.
• Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Hãy khảo sát các quán cafe xung quanh khu vực bạn dự định mở quán. Cần xem xét các yếu tố như vị trí, phong cách phục vụ, menu, mức giá, chất lượng đồ uống, các chương trình ưu đãi và điểm nhấn trong cách trang trí của đối thủ.
• Phân tích xu hướng thị trường:  Nắm bắt các xu hướng đồ uống đang thịnh hành, những sở thích ẩm thực hiện tại của khách hàng và cơ hội kinh doanh tiềm năng. Điều này sẽ giúp bạn phát triển được sản phẩm phù hợp và thu hút khách hàng hiệu quả hơn. 

Việc nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng sẽ giúp bạn vạch ra chiến lược kinh doanh rõ ràng và tạo tiền đề vững chắc cho sự thành công của quán cafe trong tương lai.

2. Kinh nghiệm lựa chọn loại hình kinh doanh quán cafe cho người mới bắt đầu

Khi bắt đầu mở quán cafe, một trong những quyết định quan trọng nhất là lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp. Bạn có thể lựa chọn mở một quán cafe mới từ đầu, tham gia vào mô hình cafe nhượng quyền hoặc mua lại một quán cafe đã có sẵn. Mỗi hình thức đều có những ưu và nhược điểm riêng, và dưới đây là những gợi ý giúp bạn đưa ra quyết định chính xác

2.1. Mở quán cafe mới

Mở một quán cafe mới từ đầu mang lại nhiều thử thách nhưng cũng mở ra cơ hội lớn cho người sáng tạo. Khi bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ phải xây dựng mọi thứ từ đầu: thương hiệu, phong cách quán, lựa chọn loại đồ uống, cách trang trí và thiết kế không gian. Điều này có thể rất tốn thời gian và công sức, nhưng nếu bạn có một ý tưởng độc đáo và chiến lược đúng đắn, quán cafe của bạn sẽ có cơ hội thành công.

Một số mô hình quán cafe hiện nay thu hút được đông đảo khách hàng và mang lại lợi nhuận cao mà bạn có thể tham khảo như: Quán cafe Take Away (mua mang đi), quán cafe sách, quán cafe kết hợp đồ ăn sáng, quán cafe kết hợp rửa xe, hay quán cafe karaoke...

2.2. Mô hình quán cafe nhượng quyền

Nếu bạn có nguồn vốn đầu tư dồi dào và không muốn tự xây dựng mọi thứ từ đầu, mô hình quán cafe nhượng quyền có thể là sự lựa chọn lý tưởng. Khi tham gia nhượng quyền, bạn sẽ được hưởng quyền sử dụng thương hiệu nổi tiếng và nhận sự hỗ trợ từ đơn vị nhượng quyền về công thức pha chế, kinh nghiệm kinh doanh và vận hành.

Các thương hiệu cà phê nhượng quyền có thể tham khảo như: Trung Nguyên, Highlands Coffee, Cộng Cà phê, Milano Coffee, hay Gemini Coffee… Mô hình này có ưu điểm là bạn không phải lo lắng về việc xây dựng thương hiệu hay chiến lược marketing, nhưng đổi lại, bạn sẽ phải chi trả chi phí nhượng quyền và tuân thủ các quy định từ bên cung cấp.

2.3. Mua lại quán cafe hiện có

Ngoài hai mô hình trên, bạn cũng có thể lựa chọn mua lại một quán cafe đang hoạt động để tiết kiệm thời gian và chi phí khởi động. Khi mua một quán cafe cũ, bạn sẽ tiếp quản các thiết bị, đồ nội thất, và lượng khách hàng có sẵn. Tuy nhiên, bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về tình hình kinh doanh của quán, đặc biệt là lượng khách hàng, đối tượng khách hàng mục tiêu, cũng như các yếu tố như vị trí và mặt tiền quán.

Nếu bạn muốn làm mới quán cafe sau khi tiếp quản, bạn sẽ cần phải đầu tư vào việc trang trí lại không gian, mua sắm đồ nội thất mới và cải thiện dịch vụ. Một điều cần lưu ý là nếu quán cafe đang kinh doanh thuận lợi, chủ quán rất ít khi muốn sang nhượng lại

2.4. Kinh nghiệm lập kế hoạch kinh doanh quán cafe cho người mới bắt đầu

Khi đã nắm bắt được thị trường và hiểu rõ các loại hình kinh doanh quán cafe, bước tiếp theo là lập một kế hoạch kinh doanh chi tiết và cụ thể. Đây là bước quan trọng giúp bạn định hình những công việc cần làm, ước tính nguồn vốn cần thiết và tiến độ triển khai để quán cafe có thể hoạt động hiệu quả.

Để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thành công, bạn cần trả lời một số câu hỏi sau: 

• Địa điểm mở quán cafe: Bạn cần lựa chọn vị trí nào để mở quán? Diện tích quán bao nhiêu? Chi phí thuê mặt bằng dự tính là bao nhiêu?
• Đối tượng khách hàng: Khách hàng mục tiêu của bạn là ai? Độ tuổi, thu nhập và thói quen của họ ra sao?
• Đánh giá đối thủ cạnh tranh: Bạn cần nghiên cứu các quán cafe trong khu vực để hiểu rõ họ đang kinh doanh như thế nào.
• Mô hình kinh doanh: Bạn chọn mô hình kinh doanh nào? Quán cafe sân vườn, quán cafe sách hay cafe take away? Mỗi mô hình sẽ có cách vận hành và phục vụ khác nhau.
• Phong cách thiết kế quán: Bạn sẽ chọn phong cách thiết kế nào cho quán? Hiện đại, tân cổ điển, Địa Trung Hải hay Bắc Âu?
• Menu đồ uống: Xây dựng menu quán cafe như thế nào? Cần chú ý đến các món đồ uống phổ biến, món theo mùa hoặc những thức uống đang là xu hướng?
• Tạo sự khác biệt: Quán của bạn có gì đặc biệt để thu hút khách hàng? Tại sao khách hàng nên chọn quán của bạn thay vì đối thủ?
• Thủ tục pháp lý: Bạn cần tìm hiểu các thủ tục đăng ký khi mở quán cafe và các giấy phép cần thiết.
• Quản lý và đào tạo nhân viên: Làm thế nào để quản lý quán cafe hiệu quả và đào tạo nhân viên phục vụ tốt nhất?
• Mua sắm nội thất và dụng cụ pha chế: Bạn cần lên kế hoạch mua sắm các vật dụng, trang thiết bị cho quán, từ bàn ghế đến dụng cụ pha chế đồ uống.
• Nguyên liệu và nhà cung cấp: Tìm nguồn cung cấp nguyên liệu uy tín và đảm bảo chất lượng là rất quan trọng để quán của bạn luôn có đồ uống ngon.
• Dự trù vốn đầu tư: Tính toán tổng số vốn bạn cần để mở quán, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị, nguyên liệu, và các chi phí vận hành ban đầu.
• Kế hoạch truyền thông: Bạn sẽ truyền thông quán cafe của mình như thế nào? Quảng bá online, sử dụng mạng xã hội hay tổ chức các chương trình khuyến mãi? 

Sau khi đã trả lời những câu hỏi trên, hãy tạo ra một bản kế hoạch chi tiết, bao gồm cả chiến lược thực hiện. Sau đó, bạn có thể nhờ những người có kinh nghiệm trong ngành hoặc các chuyên gia tư vấn để nhận xét và đóng góp ý kiến. Dựa trên những phản hồi đó, bạn hãy điều chỉnh lại kế hoạch sao cho thực tế và khả thi nhất.

3. Chọn địa điểm mở quán cafe

Một trong những yếu tố quan trọng khi mở quán cafe là chọn được địa điểm phù hợp. Để làm điều này, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường và xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Lý tưởng nhất là chọn vị trí gần các khu dân cư đông đúc, các văn phòng, trường học, hoặc những nơi có lưu lượng người qua lại cao.

Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng, bạn cần xem xét kỹ các điều khoản về giá thuê, thời gian thuê và các quyền lợi liên quan như khả năng thay đổi cấu trúc của mặt bằng. Điều này giúp bạn tránh được những vấn đề phát sinh như tăng giá thuê hoặc những hạn chế khi muốn cải tạo không gian. Hãy đảm bảo rằng giá thuê phù hợp với ngân sách và khả năng tài chính của bạn. Ví dụ, tại các thành phố lớn như Hà Nội, giá thuê mặt bằng có thể dao động từ 7 triệu đến 30 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào vị trí và diện tích quán.

4. Thiết kế và trang trí quán cafe

Không gian quán cafe đẹp, ấn tượng sẽ là yếu tố đầu tiên thu hút khách hàng. Vì vậy, bạn cần chú trọng vào việc thiết kế và trang trí sao cho độc đáo và gây ấn tượng mạnh mẽ. Tùy vào đối tượng khách hàng mà bạn muốn nhắm tới, bạn có thể chọn các phong cách như hiện đại, tân cổ điển, Hàn Quốc, Bắc Âu... Tuy nhiên, phong cách thiết kế cần phải phù hợp với sở thích và thị hiếu của khách hàng mục tiêu.

Các yếu tố quan trọng cần xem xét khi thiết kế quán cafe bao gồm: vị trí tạo điểm nhấn, lựa chọn màu sắc, ánh sáng, bàn ghế, và cả bảng hiệu. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc này, việc thuê một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp như Nội Thất Trường Sa là lựa chọn sáng suốt để tạo ra không gian quán cafe vừa đẹp mắt, vừa thu hút khách hàng.

5. Hoàn tất các thủ tục đăng ký mở quán cafe

Dù bạn mở quán cafe theo mô hình nhượng quyền, tự mở hay quán có quy mô nhỏ, đều cần hoàn tất các thủ tục pháp lý để bắt đầu kinh doanh. Với quán cafe quy mô nhỏ, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh theo hộ gia đình và giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm. Còn đối với quán cafe lớn hoặc quán nhượng quyền, ngoài các giấy phép cơ bản trên, bạn cũng cần chuẩn bị thêm các giấy tờ thủ tục liên quan đến nhượng quyền, hồ sơ nhượng quyền, và chính sách nhượng quyền.

6. Xây dựng menu quán cafe

Thực đơn quán cafe là yếu tố quan trọng không kém, cần được xây dựng một cách hợp lý và đa dạng. Đầu tiên, bạn hãy liệt kê các loại đồ uống mà quán sẽ phục vụ. Sau đó, phân loại và định giá các món sao cho hợp lý. Một số gợi ý đồ uống cho menu của bạn có thể bao gồm: 

• Cafe: Cafe đen, cafe sữa, bạc xỉu, cafe dừa, cafe trứng, cafe kem bơ, cappuccino, macchiato, americano, latte...
• Nước trái cây: Nước cam, nước chanh, canh leo, nước ép dứa, nước ép ổi...
• Sinh tố: Sinh tố bơ, sinh tố xoài, sinh tố dứa...
• Trà: Trà sen, trà đào cam sả, trà gừng, trà nhài...
• Món ăn vặt: Hướng dương, hạt bí, khô gà, bỏng ngô... 

7. Tuyển dụng nhân sự

Một trong những bước quan trọng khi mở quán cafe là tuyển dụng nhân sự. Đối với giai đoạn đầu, nếu quán chưa đông khách, bạn chỉ cần thuê khoảng 2-3 nhân viên có kinh nghiệm pha chế và phục vụ. Trong trường hợp ngân sách hạn chế, bạn có thể nhờ người thân hỗ trợ trong vài tuần đầu để tiết kiệm chi phí.

Khi quán đã đi vào ổn định và bắt đầu thu hút đông khách hơn, bạn có thể tuyển thêm nhân viên. Tùy vào quy mô quán, bạn có thể lựa chọn thuê nhân viên làm full-time hoặc part-time. Hiện nay, mức lương cho nhân viên toàn thời gian dao động từ 5 – 8 triệu đồng/tháng, trong khi nhân viên bán thời gian có mức lương từ 18.000 đến 22.000 đồng/giờ.

8. Lên kế hoạch marketing cho quán cafe

Marketing là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng thương hiệu cho quán cafe, đặc biệt là khi mới mở. Bạn cần chuẩn bị một kế hoạch truyền thông bài bản ngay từ trước khi khai trương. Để thu hút khách trong ngày khai trương, bạn có thể tổ chức các chương trình khuyến mại như mua 2 tặng 1, đồng giá các món, hoặc phát quà tặng kèm.

Tuy nhiên, để duy trì sự phát triển lâu dài, bạn cũng cần xây dựng các kênh truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Tiktok. Bên cạnh đó, đừng quên tận dụng các app giao đồ ăn như Now, Foody, GrabFood để đưa thương hiệu của bạn đến gần hơn với người tiêu dùng, giúp tăng cường nhận diện và thúc đẩy doanh thu.

Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm mở quán cafe cho người mới bắt đầu mà Doanh Đặng muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, những ai mới bắt đầu kinh doanh quán cafe sẽ tích lũy được những kiến thức bổ ích để xây dựng quán cafe thành công và bền vững.